Tilbud på administrationsaftale

Mange tak for jeres henvendelse. Det glæder os, at I overvejer Toft Administration.

Vi har siden 2009 specialiseret os i administration af andels- og ejerforeninger, og vores fokus er altid det samme: at skabe struktur, gennemsigtighed og tryghed i foreningens hverdag. Som medlem af EjendomDanmark arbejder vi efter branchens højeste standarder, og vi har en AAA-kreditvurdering.

Hvad aftalen indeholder

Vi tilpasser altid administrationen til den enkelte forening. Nedenstående er vores standardløsning, som vi naturligvis kan justere efter jeres behov.

Opkrævninger og betalinger

• Opkrævning af boligafgift, erhvervsleje, a’conto varme m.m.
• Udsendelse af rykkerskrivelser iht. aftalt rykkerprocedure – typisk to gange pr. måned med løbende orientering til bestyrelsen
• Betaling af faste regninger samt øvrige regninger efter bestyrelsens godkendelse

Bogføring og økonomi

• Løbende bogføring med online adgang til bilag døgnet rundt
• Varetagelse af digital postkasse og kontakt til bank og Nets
• Afstemning og klargørelse af materiale til revisor i forbindelse med årsrapport
• Udarbejdelse af budget i samarbejde med bestyrelsen

Forbrugsregnskaber

• Indsendelse af oplysninger til forbrugsregnskaber
• Afregning og regulering af a’conto opkrævninger tilpasset forbrugsregnskaber

Generalforsamling

• Indkaldelse i samarbejde med bestyrelsen
• Deltagelse i den ordinære generalforsamling og varetagelse af dirigentopgaven
• Udarbejdelse og udsendelse af referat

Rådgivning og kommunikation

• Løbende orientering og rådgivning til bestyrelsen
• Besvarelse af henvendelser fra beboere, mæglere, banker m.v.
• Arkivering af dokumenter i vores system med sikkerhedskopiering
• Adgang til juridisk rådgivning gennem vores branchenetværk

Struktureret overdragelse

Et skift af administrator kan virke uoverskueligt. Vi sørger for en tryg overgang med en fast plan:

• ✓ Gennemgang af vedtægter, økonomi og eksisterende aftaler
• ✓ Dialog med jeres nuværende administrator og overførsel af alt materiale
• ✓ Kvalitetssikring af bogføring, restancer og varslinger
• ✓ Orientering af beboere og opsætning i ProBO
• ✓ Genforhandling af forsikringer, banklån og abonnementer via vores netværk
• ✓ Opfølgningsmøde for at sikre en stabil start

Jeres digitale platform – ProBO

Som en del af aftalen får I adgang til vores digitale platform ProBO, der samler al kommunikation og økonomi ét sted:

Hvad I kan forvente af os